Как да пишем имейли така, че винаги да ни отговарят?

Конкретно послание + обратна връзка = ясна комуникация

Конкретно послание + обратна връзка = ясна комуникация

Taзи статия не е моя авторска, тя е взета от Lifehacker, защото я смятам за изключително полезна и важна! Писала съм и преди по темата – „Техники за ясна комуникация“ – и вярвам, че няма по-важно нещо от това човек да се научи да се изразява ясно, точно, конкретно, да подбира правилните думи и да структурира речта си по подходящ начин, била тя писмена или устна. В работата си ми се налага да отговарям на десетки писма всяка седмица и понякога ми е много трудно да отговарям на прекалено дълги и разпиляни писма или на такива, написани на маймуница, където трябва да гадая какво се има предвид.
Надявам се тази статия да ви е полезна! Приятно четене!

 

Не е трудно да се напише писмо. Как да направим така обаче, че да получим отговор от зает човек, който не ни познава? Такива ситуации са често срещани в бизнеса и понякога от този отговор зависи много.

Матан Грифел, лидер на проекта за обучение One Month Rails, ежедневно получава стотици електронни писма и никое от тях не остава без отговор. Матан отделя за това около час от времето си всеки ден, като определя кои се нуждаят от незабавен отговор и кои могат да почакат. Понякога просто не е възможно да изчетем веднага дългите текстове или да се опитваме да отговорим на неконкретен въпрос, като се мъчим да отгатнем какво е искал да каже авторът.

Специалистът е определил няколко основни фактора, които ще ни помогнат да пишем имейли така, че дори най-заетите бизнесмени винаги да отговарят.

  • Пишете кратко

Ако имейлът ви не е по-дълъг от 2-3 изречения, е по-лесно да се изчете веднага, вместо да се остави в папката за по-късно. Ако сте написали писмо от няколко абзаца, бъдете готови да чакате дълго отговор.

  • Нека текстът се чете лесно

Много по-лесно възприемаме информация, когато текстът е разбит на кратки параграфи от по няколко изречения, ясни списъци и отделни блокове. Матан привежда няколко примера от собствената си кореспонденция.

Лошият пример:

„Добър ден, Матан!

Записах се на априлския ви курс и искам да кажа, че това е един чудесен въвеждащ тренинг. Сега, следвайки съветите ви, аз използвам Hartl Tutorial. И искам да ви помоля за един съвет. Има ли някакви аналози на програмата Hartl’s Rails Tutorial за разработка на приложения за iPhone? Искам да създам такъв сайт за бизнеса на моята жена, а заедно с него – и приложение за iPhone. Много ще Ви бъда благодарен за помощта.“

Трудно е да се изчете такъв блок текст. Да се улови същината, като се прегледа набързо, пък е направо невъзможно. А авторът можеше да го напише така:

„Добър ден, Матан!

Искам да Ви благодаря за курса One Month Rails. Последвах съвета ви и използвам учебника Rails.

Имам само един въпрос – сещате ли се за някакви курсове от типа на HartTutorial, но за приложения за iPhone?“

Този вариант се чете много по-лесно и веднага се разбира същността. Разделяйте имейлите си на абзаци и къси изречения и използвайте болд и италик, за да обърнете внимание на най-важните части от текста.

  • Ясно обяснете какво искате от мен

Няма нищо по-лошо от това да ти изпратят писмо с огромно количество информация, без да обяснят какво точно искат от теб. Матан казва, че обикновено отговаря на такива писма с едно изречение: „Какво искате да направя?”

Искате да ви запозная с някого? Или да прочета пост в блога ви и да ви дам обратна връзка? Или да потвърдя дали ще мога да посетя събитието ви? Бъдете конкретни и си кажете веднага.

Ако трябва да изпратите много информация, започнете писмото с молбата си и чак след това сложете всичко останало. Например „Пиша Ви, за да разбера дали ще можете да посетите мероприятието, за което прилагам допълнителна информация. Отговорете само с „Да” или „Не”.

writing-emails-communication

  • Искайте благоразумно

Лесно е да се прати имейл, който ви отнема 30 секунди, но който ще задължи получателя да отдели час от времето си, ако не и повече.

„Не искайте в писмото си да влизам в сайта ви, да го изчета целия и да ви дам обратна връзка. Ако получа писмо, на което мога да отговоря за 2 минути, ще го направя. Просто конкретизирайте. Искате да знаете какво мисля за бизнес модела ви? Или за цвета на копчетата в сайта? Бъдете конкретни и обосновавайте молбите си“, казва експертът.

Не се надявайте, че получателят ще свърши вашата работа и сам ще се сети какво искате от него. Не задавайте въпроси от типа „Как мислите, какво трябва да направим, за да привлечем повече потребители?”. И не отправяйте молби, които изискват от получателя да хвърли големи сили и ресурси.

А какво да правим, когато ние получаваме имейл с някаква пространна молба? В зависимост от количеството работа и приоритетността, Матан се съгласява да отделя следното време за различните въпроси:

  • Да отговори кратко „Благодаря” или „Това значи много за мен”.
  • Да отговори на конкретен въпрос за време до 2 минути.
  • Да проведе бърз разговор по скайп или телефона за около 15 минути.
  • Да се срещне на кафе за 45 минути.

Когато си определите такива правила, другите няма да могат да пилеят времето и силите ви. Уважавайте обаче и вие техните.

  • Докажете защо трябва да вложа от времето си, за да ви помогна

Човек, който ежедневно получава стотици молби и запитвания, физически не е в състояние да откликне на всички. Затова трябва да избира въз основа на информацията, която получава.

За да избере точно вашата молба, укажете в писмото си какви предишни успехи сте постигали в проектите, за които получателят знае. Ако още нямате богат опит, сложете линк към сайта си, за да докажете, че правите нещо значимо. Задачата ви е да заинтригувате човека и да го мотивирате да отдели от времето си именно във ваша полза.

Източници: LifeHacker и сп. Мениджър

Aко статията ви е харесала и я смятате за полезна, моля споделете я, за да достигне информацията до повече хора. Благодаря! 🙂

Ако не се изразите ясно, аз няма как да разбера какво искате и от какво имате нужда и съответно няма как да ви отговоря адекватно!

Ако не се изразите ясно, аз няма как да разбера какво искате и от какво имате нужда и съответно няма как да ви отговоря адекватно!

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *